1 — Préambule
Lifen est une solution de suivi et de coordination médicale simple et sécurisée, à destination des professionnels de santé et des patients. Notre but est fluidifier le parcours de soin grâce à des services digitaux. Notre équipe comprend des médecins, des ingénieurs et des juristes afin de répondre au mieux à vos besoins, tout en respectant les réglementations en vigueur.
La sécurité des données de santé est un élément fondateur de notre démarche. Nous voulons faciliter le partage de ces données en toute sécurité dans le respect des droits du patient et du secret médical. Ces données ne seront utilisées que dans le cadre de la coordination des soins du patient entre différents professionnels de santé, et ne seront transmises à aucun autre tiers. Si vous avez une quelconque question sur nos conditions générales, n’hésitez pas à envoyer un e-mail à
dpo@lifen.fr.
2 – Définitions
Dans cette section, les termes commençant par une majuscule ont la signification suivante :
- CGU : désigne les présentes Conditions Générales d’Utilisation.
- Compte Lifen: désigne un compte permettant à un Utilisateur de se connecter à Lifen de manière authentifiée et sécurisée et d’accéder à un ensemble de fonctionnalités spécifiques à la nature de l’Utilisateur.
- Contenus et services : désigne l’ensemble des textes, images, fonctionnalités et plus largement tout élément existant au sein de Lifen.
- Correspondant : désigne l’Utilisateur qui adresse ou à qui est adressé un Document Médical.
- Documents médicaux : désigne l’ensemble des documents d’ordre médical qui sont envoyés via la plateforme Lifen notamment, les comptes rendus, lettres, résultats d’analyse, etc.
- Données personnelles : désigne les données à caractère personnel, au sens de la Loi Informatique et Libertés et du RGPD.
- Données de santé : désigne les Données Personnelles relatives aux Patients, et notamment toute information concernant, par exemple, une maladie, un handicap, un risque de maladie, les antécédents médicaux, un traitement clinique ou l’état physiologique ou biomédical de la personne concernée.
- Loi Informatique et Libertés : désigne la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’Informatique, aux Fichiers et aux Libertés, modifiée par la loi n° 2004-801 du 6 août 2004., ainsi que toute autre réglementation applicable à la protection des données personnelles.
- Patient : désigne toute personne physique prise en charge par un Professionnel de Santé dans le cadre d’un parcours de soins auquel Lifen n’est pas partie.
- Plateforme : désigne tout logiciel, outil, ou programme informatique proposé aux Utilisateurs, accessible par Internet à l’adresse my.lifen.fr.
- Professionnel de Santé : désigne tout professionnel de santé exerçant au sein d’une structure libérale ou d’un établissement de santé, enregistré auprès de son ordre professionnel ou de son autorité d’enregistrement.
- RGPD : désigne le Règlement Général de Protection des Données de l’Union Européenne nᵒ 2016/679.
- Utilisateur : désigne un Professionnel de santé, une secrétaire médicale, un assistant médico-administratif ou un Patient qui utilise Lifen.
3 – Acceptation des CGUs et modifications
3.1 Acceptation
Toute utilisation des services de Lifen est soumise au préalable à la prise de connaissance et à l’acceptation expresse et sans réserve des présentes Conditions Générales d’Utilisation et de fourniture des Services (ci-après «
CGUs ») par les Utilisateurs. Les CGUs sont destinées à encadrer les conditions d’utilisation de Lifen, de ses Services et Contenus, par les Utilisateurs et de définir leurs droits et obligations.
L’acceptation des présentes CGUs implique l’acceptation :
- des conditions générales d’utilisation de MS Santé disponibles
sur le lien suivant ;
- des conditions générales d’utilisation d’Apicrypt disponibles
sur le lien suivant ;
- de la charte d’engagement au bon usage de la messagerie sécurisée APICRYPT® disponible
sur le lien suivant et dont les principes sont reproduits à l’Article 7.2 des présentes CGUs.
L’acceptation se matérialise par un clic de validation.
3.2 Modification des CGUs
Pour l’évolution de ses services, Lifen se réserve le droit de modifier, à tout moment, les termes, conditions et mentions des présentes CGUs. Il est conseillé à l’Utilisateur de consulter régulièrement la dernière version des CGUs sur le site
lifen.fr. Le fait de continuer à utiliser Lifen après toute modification des CGUs entraîne l’acceptation des modifications des CGUs. En cas de non-respect par l’Utilisateur des CGUs, Lifen se réserve le droit de de suspendre ou de bloquer définitivement l’accès de l’Utilisateur au Compte Lifen, de plein droit et sans préavis.
4 – Description de Lifen
Lifen propose comme principaux services :
- Lifen Sending : l’envoi et la réception de Documents Médicaux, l’échange sécurisé d’informations médicales.
- Lifen Integration : L’intégration de Documents Médicaux dans les Dossiers Patients Informatisés (“DPI”) des établissements
- Lifen Plateforme : Service d'intéropérabilité entre les systèmes d'informations des Etablissements de santé et applications de e-santé partenaire des Etablissements de santé.
Envoi de Documents Médicaux
Lifen permet l’envoi de Documents Médicaux vers tout type de destinataire : Professionnel de santé, personnes morales (structure libérale et établissement de santé) et patients. Lifen utilise tous les canaux d’envoi existants: l’envoi par le biais des messageries sécurisées de santé (MSSanté et Apicrypt), via Lifen, par fax ou par la voie postale. L’Utilisateur a la possibilité de spécifier ses préférences de canaux d’envoi. Dans l’onglet “Envoyé”, l’Utilisateur peut suivre les Documents Médicaux qui ont effectivement été envoyés aux Correspondants, sur un tableau de bord. Chaque ligne correspond à un document-destinataire. L’Utilisateur a la possibilité de voir, pour chaque envoi, le canal utilisé ainsi que l’heure d’envoi. Pour toute question ou précision concernant un envoi ou le fonctionnement du logiciel, Lifen met à disposition de l’Utilisateur un support qu’il peut contacter du lundi au vendredi entre 9h et 19h. Lifen met également à disposition une Application Programming Interface (API) permettant l’envoi de Documents Médicaux depuis une application.
Envoi aux DPI et au DMP
Le cas échéant, Lifen peut être utilisé pour l'envoi de documents et autres informations médicales des logiciels de gestion de cabinets (ci-après les "LGC") vers le dossier patient informatisé de votre établissement. Lifen peut également être utilisé pour l'envoi de documents vers le Dossier Médical Partagé (ci-après le "DMP") des patients, selon les modalités et les conditions fixées entre Lifen et votre établissement.
Réception de Documents Médicaux
Tout Professionnel de Santé peut se créer un Compte Lifen et peut ainsi recevoir ses Documents Médicaux de manière dématérialisée. Lifen s’assure de l’identité de l’Utilisateur avant toute création d’un Compte Lifen. Une fois sur Lifen, l’Utilisateur peut consulter, télécharger au format PDF, et intégrer le Document Médical à son logiciel de cabinet ou au système d’information hospitalier. Comme pour l’envoi, l’Utilisateur qui reçoit un Document Médical peut accéder à l’historique des Documents Médicaux qu’il a reçus sur un tableau de bord ou dans la rubrique “Réception”.
Échange d’Informations Médicales
L’application Lifen COVID spécialement dédiée permet le suivi à domicile des patients présentant des symptômes d’infection à Covid-19. Il est demandé au Professionnel de Santé ou au Patient de renseigner les informations médicales permettant le suivi du Patient atteint par le Covid-19, telles que : informations médicales générales (antécédents médicaux, affections de longue durée, …), suivi de symptômes en temps réel. Le Patient ou le Professionnel de Santé peuvent être à l’initiative de la création du compte Utilisateur. Cette application est mise en œuvre temporairement afin de répondre à une situation sanitaire exceptionnelle.
Création d'une adresse MSSanté
Lors de la création de votre compte Lifen, nous vous créons une nouvelle adresse MSSanté. Celle-ci pourra être reliée à votre compte Lifen sur demande auprès de notre service Support. Nous vous guiderons également si vous souhaitez passer cette nouvelle adresse sur liste rouge.
Intégration de Documents Médicaux dans le DPI
Lifen Intégration permet d'automatiser l'intégration des documents médicaux au format papier ou au format électronique dans les Dossiers Patient Informatisés des Etablissements
Service support
Un service de support utilisateurs est assuré du lundi au vendredi de 9h à 19h pour les utilisateurs de l’Établissement et leurs correspondants. Ce service est joignable selon trois canaux :
- en appelant au 01.76.44.05.00
- à l’adresse support@lifen.fr
- en discussion instantanée directement depuis Lifen
5 — Service payant et service gratuit
Emission de Documents Médicaux via Lifen
L’Utilisateur reconnaît que l’accès et l’utilisation de Lifen pour l’envoi de Documents Médicaux peut être un service payant. Les tarifs et les modalités de paiement des différents services proposés par Lifen sont disponibles sur le site internet lifen.fr.
Gratuité de la réception
L’accès à Lifen pour la réception de Documents Médicaux pour tout Utilisateur est un service gratuit.
6 — Conditions d'accès et d'utilisation
6.1 Authentification pour accéder à Lifen
L’Utilisateur reconnaît que l’accès et l’utilisation de Lifen pour l’envoi de Documents Médicaux et pour l’échange d’informations médicales via Lifen Covid sont des services payants. Les tarifs et les modalités de paiement des différents services proposés par Lifen sont disponibles sur le site internet lifen.fr.
6.2 Information ou alerte de Lifen
L’accès à Lifen pour la réception de Documents Médicaux pour tout Utilisateur est un service gratuit.
7 — Activation d'un compte Lifen
7.1 Activation d'un Compte Lifen
L’Utilisateur s’engage à utiliser Lifen dans le respect de ses obligations légales, réglementaires, et déontologiques, notamment à respecter les règles relatives au partage du secret médical. L’Utilisateur est seul responsable du contenu des messages et des documents échangés avec un ou plusieurs Utilisateurs dans le cadre de Lifen et apprécie seul leur pertinence et leur sensibilité. Par ailleurs, l’Utilisateur s’engage à :
- ne pas gêner ou entraver l’utilisation par les autres Utilisateurs de Lifen, – protéger et garantir le maintien de la confidentialité de ses éléments d’authentification, étant précisé qu’il demeure pleinement responsable de toutes les activités qui se produisent sur son Compte LIFEN, qu’il en ait ou non connaissance ;
- ne pas utiliser Lifen au bénéfice d’une action commerciale ou promotionnelle quelconque ;
- à ne pas diffuser du contenu illicite ou des informations contraires à l’ordre public et aux bonnes mœurs, et de manière générale à ne pas accomplir tout acte constitutif d’une infraction pénale. Lifen met à disposition des Utilisateurs une adresse e-mail support (support@lifen.fr) dans le cas où l’Utilisateur souhaite signaler des contenus susceptibles de ne pas être conformes aux dispositions légales et règlementaires en vigueur.
L’Utilisateur reconnaît expressément avoir été informé du fait que :
- son Compte Lifen est susceptible de contenir des données à caractère personnel sensibles relatives à la santé des Patients ; – les services et contenus fournis dans le cadre de LIFEN ne peuvent être utilisés à d’autres fins que leur destination définie aux présentes CGUS ;
- il est soumis en tant que Professionnel de Santé à des règles professionnelles et déontologiques qu’il s’engage à respecter y compris dans le cadre de l’utilisation des services et sous sa responsabilité exclusive. Lifen n’est pas :
- un outil de télé expertise, ou plus généralement de télémédecine : ainsi, aucun acte médical, aucune consultation ni diagnostic et prescription n’est réalisé par le biais des services proposés par Lifen ;
- un dispositif médical ;
- ne permet pas la gestion ni le suivi des situations d’urgence.
L’Utilisateur met en oeuvre sous sa responsabilité exclusive l’ensemble des mesures de sécurité utiles et pertinentes pour les besoins de la protection des accès à son Compte Lifen et aux données qu’il contient.
7.2 Engagements spécifiques de l’Utilisateur pour les envois vers des utilisateurs de la messagerie APICRYPT®
Lifen permet à ses Utilisateurs d’envoyer les correspondances vers des adresses de la messagerie sécurisée de santé APICRYPT®. L’Utilisateur s’engage à respecter la charte d’engagement au bon usage de la messagerie sécurisée APICRYPT® reproduite ci-dessous, et en accepter les pénalités en cas de non respect .
7.2.1 Charte d’engagement au bon usage de la messagerie sécurisée APICRYPT®
“L'objectif de cette charte est de vous rappeler les quelques règles à respecter pour simplifier les échanges avec vos confrères. Les courriers que vous envoyez sont destinés à être intégrés dans les dossiers médicaux de vos correspondants. Or, les outils de réception sont très divers et pour éviter les erreurs de transmission, il convient de respecter certains principes.
- Je me limite aux communications professionnelles. La messagerie électronique sécurisée sert avant tout à intégrer les données dans le dossier médical, c’est sa fonction première et exclusive. Les communications privées n’ont vocation ni à être sécurisées ni intégrées dans un logiciel métier.
- Je privilégie la transmission de l’information dans le corps du message. Il faut éviter de transmettre l’information sous forme de document joint, car cela peut être source d’erreur. Il est important que le texte apparaisse directement dans le corps du message, car seuls quelques rares logiciels médicaux travaillent efficacement avec des documents joints.
- Je ne fais pas d’envois groupés de type annonce, invitation, etc. Envoyer vers une adresse APICRYPT ® pour faire des envois groupés à des Apicrypteurs est proscrit. Ce genre de message peut être assimilé à un spam dans la mesure où il s’agit d’un message non désiré et qui risque de bloquer les logiciels de vos correspondants.
- Je remplis correctement l’en-tête du message (en-tête dit H.P.R.I.M.). Il faut indiquer au minimum les nom, prénom et date de naissance du patient. Ces informations permettront une intégration facile dans les dossiers médicaux respectifs.
Je pense à vérifier mes messages. Les messages doivent être vérifiés avant envoi même s’il ne s’agit que de l’envoi de comptes rendus.”
7.2.2 Fonctionnement et barème des pénalités
En cas de non respect de la charte, et plus précisément en cas d’envoi de message ne concernant pas directement le suivi d’un Patient (ci-après “Spam”), des pénalités peuvent être appliquées par APICRYPT® à Lifen. Lifen répercute alors ces pénalités à l’Utilisateur.
Lors d'un premier envoi de Spam, Lifen :
- notifie l'Utilisateur,
- rappelle à l’Utilisateur ses engagements de respect de la charte,
- alerte l'Utilisateur des pénalités applicables en cas de récidive.
En cas de deuxième envoi de Spam, Lifen :
- notifie l'Utilisateur,
- lui refacture à l'euro l'euro les pénalités selon le barème ci-dessous,
- informe du montant des pénalités auxquelles l'Utilisateur est exposé en cas de seconde récidive,
- propose à l'utilisateur la suspension de son compte (résiliation).
En cas de troisième envoi de Spam, Lifen :
- notifie l'Utilisateur,
- lui refacture à l'euro l'euro les pénalités selon le barème ci-dessous,
- suspend (ou résilie) le compte de l'Utilisateur jusqu'au paiement des pénalités.
Barème des pénalités
Le montant des pénalités dépend du volume de Spam envoyé et s'appliquent selon le barème suivant :
- Lors du premier envoi de Spam, aucune pénalité ne s'applique ;
- Lors du second envoi de spam :
- Nombre de destinataires du Spam inférieur ou égal à dix (10) : trente (30) euros TTC
- Nombre de destinataires du Spam compris entre dix (10) et cinquante (50) : soixante (60) euros TTC
- Nombre de destinataires du Spam à partir de cinquante (50) : trois cents (300) euros TTC
- Lors du troisième envoi de spam :
- Nombre de destinataires du Spam inférieur ou égal à dix (10) : cent (100) euros TTC
- Nombre de destinataires du Spam compris entre dix (10) et cinquante (50): cinq cents (500) euros TTC
- Nombre de destinataires du Spam à partir de cinquante (50): mille (1000) euros TTC
8 — Convention de preuves
L’Utilisateur reconnaît que les registres informatisés conservés au sein des serveurs de traitement de fichiers électroniques de Lifen seront considérés comme les preuves des échanges et des communications entre l’Utilisateur et Lifen. Les Utilisateurs s’engagent à ne pas contester leur force probante et reconnaissent la même valeur probante aux écrits et documents électroniques transmis dans le cadre de Lifen qu’aux écrits et documents papiers. L’Utilisateur reconnaît et accepte, qu’après authentification, toute manifestation de volonté par le biais de l’utilisation des fonctionnalités proposées au sein de Lifen constitue une signature électronique et caractérise la preuve du consentement au sens des dispositions du Code Civil. En cas de conflit entre les registres informatisés de l’Éditeur et tout document papier ou électronique, les registres informatisés de l’Éditeur primeront sur les documents de l’Utilisateur et seront seuls admis à titre de preuve.
9 — Limitations de responsabilité de Lifen
Lifen fait ses meilleurs efforts pour mettre à disposition un service de qualité à ses Utilisateurs. Toutefois, en cas de dysfonctionnement, Lifen ne pourra pas être tenu responsable :
- de dommages liés à l’impossibilité temporaire d’accéder à l’un des services proposés par le site internet my.lifen.fr. Le site est accessible de manière sécurisée via Internet et requiert la disponibilité d’un accès à Internet par tous moyens au choix, à la charge et aux de l’Utilisateur ;
- d’un mauvais traitement du service et de ses conséquences découlant d’un dysfonctionnement ou d’un accès restreint ou dégradé à Internet ;
- de tout dommage ni des conséquences résultant de son utilisation de Lifen, de ses services et contenus ;
- de l’impossibilité d’avoir accès à Lifen, aux Services et Contenus, à l’exception des dommages directs consécutifs à une faute lourde ou intentionnelle ;
- de l’inaccessibilité de Lifen.fr et de ses contenus et services causée par des cas de force majeure. L’exécution des présentes CGUS pourra être suspendue tant que le cas de force majeure durera ;
- dysfonctionnement relatif à l’utilisation d’une messagerie sécurisée tierce interfacée dans le cadre de lifen.fr. Lifen ne vérifie ni ne sélectionne les contenus et les sites qui peuvent être liés à Lifen.fr et n’est en aucun cas responsable du contenu des sites vers lesquels des liens sont faits.
L’Utilisateur reconnaît que Lifen n’est tenu qu’à une obligation de moyens et n’est pas tenu à une obligation générale de surveillance des contributions. Les Utilisateurs reconnaissent que le bon fonctionnement de Lifen est soumis aux conditions d’accès au réseau Internet et à ses limites et restrictions éventuelles (couverture, saturation, disponibilité). En toutes hypothèses, tout Utilisateur bénéficiant du service Lifen demeure intégralement et exclusivement responsable des actes et des décisions relevant de son activité professionnelle, conformément aux obligations légales, réglementaires et déontologiques présidant à son exercice professionnel. D’une manière générale, la sécurité du Compte Lifen impose aux Utilisateurs de respecter les
mesures de sécurité définies par l’ASIP Santé et notamment les règles relatives à la définition et au changement des éléments d’authentification.
10 — Protection des données à caractère personnel
10.1 Données de santé à caractère personnel
L’Utilisateur Professionnel de Santé, médecin libéral ou établissement de santé, qui utilise Lifen est le responsable de traitement des données de santé à caractère personnel transitant par l’intermédiaire de Lifen. Il revient donc aux Utilisateurs Professionnels de santé qui utilisent Lifen de respecter les dispositions du
guide pratique de la CNIL et du CNOM qui expose l'aide à la conformité des professionnels de santé et de mettre en œuvre les mesures permettant de garantir la confidentialité, la sécurité et l’intégrité des données de santé à caractère personnel. Lifen n’agit au regard des données personnelles des Patients qu’en qualité de sous-traitant de l’Utilisateur responsable de traitement et selon ses instructions. Lifen est responsable de traitement au regard des données personnelles de l’Utilisateur Professionnel de Santé. Lifen invite expressément l’Utilisateur à prendre connaissance de sa
Politique relative à la protection des Données Personnelles qui fait partie intégrante des présentes CGUs, au regard des droits des Utilisateurs Patients et Professionnels de Santé sur leurs données personnelles.
10.2 Cookie et adresse IP
Lifen invite expressément l’Utilisateur à prendre connaissance de sa
Politique relative à la protection des Données Personnelles qui fait partie intégrante des présentes CGUs en matière de cookies.
11 — Propriété intellectuelle
L’Utilisateur reconnaît que l’ensemble des contenus figurant sur Lifen.fr incluant de manière non limitative : le nom de domaine, marques, les textes, les graphiques, les photographies, les dessins, les sons, données, images, audio et vidéo, mais également l’arborescence de Lifen, son plan de navigation, ses logos, la conception et l’organisation de ses rubriques, leurs titres, les bases de données, leur structure et leurs contenus, existants ou à venir, sont protégés et sont la propriété exclusive de Lifen. En conséquence, sauf autorisation expresse et préalable de Lifen, toutes reproductions, représentations et utilisations par l’Utilisateur autres que celles visées ci-dessus sont interdites et notamment :
(i) toute adaptation, mise à disposition du public à sa demande ou non, distribution, rediffusion sous quelque forme que ce soit, mise en réseau, communication publique, à titre gratuit ou onéreux, de tout ou partie des œuvres, prestations, et tous éléments protégés ou susceptibles de protection par le droit de la propriété intellectuelle reproduits au sein de LIFEN ;
(ii) tout lien, accès, modification, ajout, suppression qui porte sur le système de traitement automatisé de l’édition en ligne et qui modifie les conditions de publication ou la politique éditoriale. Tout manquement de l’Utilisateur à ces obligations constituerait une contrefaçon au sens des articles L. 335-2 et suivants du Code de la propriété intellectuelle.
12 — Résiliation
Chaque Utilisateur accepte que Lifen suspende l’accès de l’Utilisateur sans préavis ni mise en demeure ni indemnité de quelque nature que ce soit, en cas de manquement à l’une quelconque des obligations décrites aux présentes CGUS, ou à la législation en vigueur et notamment :
- les infractions ou violations des CGUS ;
- le non-respect d’une disposition légale ou réglementaire en vigueur ;
- une tentative de connexion non autorisée, par une utilisation frauduleuse du système ou par une usurpation de codes d’accès ;
- un dysfonctionnement technique ayant conduit par erreur à la désactivation de l’inscription de l’Utilisateur. Chaque Utilisateur peut à tout moment résilier son Compte Lifen en contactant Lifen à l’adresse e-mail suivante: support@lifen.fr.
13 — Nullité ou invalidité partielle
Si l’une des dispositions des CGUS était jugée invalide par un tribunal compétent, l’invalidité de cette disposition n’en affecterait pas pour autant la validité des autres dispositions des présentes.
14 — Droit applicable
Lifen a été conçue pour des Utilisateurs Professionnels de Santé français. Les CGUS sont soumises au droit français. À défaut de règlement amiable, tout litige relatif à Lifen ou en relation avec son utilisation sera soumis aux tribunaux français.
