Selon une étude récente de la Drees, un médecin généraliste passe en moyenne 5h30 par semaine sur des tâches de gestion et de coordination, ainsi que 2h à la mise à jour des connaissances.
Un chiffre qui prouve combien les praticiens peuvent se concentrer sur des tâches de gestion annexes, perdant ainsi un temps précieux qui pourrait être dédié à l’amélioration de la relation patient, ou à l’augmentation de leur nombre de patients.
Quels outils ou habitudes mettre en place pour gagner du temps au quotidien sur la gestion de son cabinet médical ?
Découvrez 5 pistes à investiguer, certaines pour les médecins spécialistes, d’autres pour les généralistes, et d’autres encore pour tous les praticiens. Leur point commun : une efficacité optimisée au maximum.
1. Pour les spécialistes : Bien choisir son système de secrétariat médical
Le secrétariat médical est au coeur de la stratégie degestion d’un cabinet médical.
Si de nombreux praticiens continuent encore à accepter les appels entrants pendant les consultations, et gèrent leurs plannings eux-mêmes, ils sont de plus en plus nombreux à déléguer ces tâches à un secrétariat. Un essentiel, lorsque l’on sait que les généralistes passent en moyenne 84 minutes par semaine sur la prise de rendez-vous uniquement.
Comme vous le savez bien, votre secrétaire idéale doit être fiable, emphatique, et à l’écoute de la patientèle. Cependant, pour réellement gagner du temps sur la gestion de votre cabinet médical, pensez à aller plus loin dans la formation de votre secrétaire.
L’idéal ? Pouvoir lui déléguer à la fois des tâches:
- Qui ne nécessitent pas de connaissance métier. Prise de rendez-vous, rappel des patients pour confirmation, encaissements en fin de consultation, reprise de comptes-rendus médicaux, etc.
- Liées à votre spécialité. Une fois familiarisée avec votre coeur métier, la secrétaire est capable de gérer la bande passante des demandes de la patientèle, en sachant notamment différencier une réelle urgence médicale de celle qui peut attendre quelques jours supplémentaires (duplicatas d’ordonnances, dossiers administratifs…).
Vous n’êtes ainsi plus le seul à devoir arbitrer l’urgence réelle des appels entrants.
Vous n’avez que trop peu de temps ou de budget à dédier au recrutement d’une secrétaire médicale ?
Pensez au télésecrétariat. Généralement 5 à 10% moins cher qu’une assistante médicale dédiée, le télésecrétariat vous permet de maîtriser plus finement vos coûts. Vous choisissez de rémunérer des spécialistes de la prise de rendez-vous au forfait horaire fixe ou en fonction des heures travaillées, pour plus de flexibilité.
L’astuce en plus : Un service de télésecrétariat peut également venir en renfort de votre assistante médicale, en périodes de grande affluence. Vous pouvez déterminer qu’après un nombre de sonneries spécifique, les appels sont renvoyés vers le service, qui les prend alors en charge.
2. Pour les généralistes : Utiliser au mieux le service Ameli Pro
Si à l’heure actuelle, on déplore toujours l’absence de solution de DMP ou de carnet de santé en ligne aboutie, les généralistes, véritables colonnes vertébrales du parcours de santé des patients, sont encore peu à profiter d’un outil déjà mature.
Cet outil, fort utile pour simplifier sa gestion de cabinet, est le service en ligne Ameli Pro.
Sur Ameli Pro, il est possible de :
- Dématérialiser un certain nombre de tâches administratives : déclaration de médecin traitant, déclaration de maladie à 100%, accident de travail…
- Retrouver l’historique des remboursements du patient et des médicaments délivrés en pharmacie
- Tracer les visites à d’autres spécialistes consultés au cours de l’année précédente, ou à des services hospitaliers où a été admis le patient…
De quoi poser le socle d’un carnet de santé en ligne assez intéressant demain ? En tous cas, il s’agit bien d’une véritable boîte à outils pour le médecin généraliste souhaitant gagner en productivité.
3. Simplifier la gestion de sa communication médicale
La communication médicale, que ce soit avec vos patients ou avec vos confrères praticiens : voilà une tâche de gestion de cabinet médical qui peut rapidement entraver votre efficacité auprès de votre patientèle.
Pour la simplifier au maximum, n’hésitez pas à appliquer ces quelques conseils concrets :
- Vous ménager, dans votre emploi du temps, des périodes dédiées à cette communication.
- Enregistrez vos comptes-rendus médicaux pendant la consultation, grâce à un système de reconnaissance vocale, ou à une note vocale que vous réécrivez par la suite ou transmettez à votre secrétaire pour retranscription.
- Choisir les plateformes de messagerie sécurisées les plus pratiques et les plus utilisées par vos confrères. Une fois bien familiarisé à des outils comme Apicrypt ou MSSanté, vous gagnerez un temps considérable.
En termes d’outils, pensez également à vous doter d’une messagerie sécurisée de santé, comme Lifen.
Leurs grands avantages ? Vous pouvez envoyer depuis votre logiciel métier et en 3 clics vos courriers médicaux, à n’importe lequel de vos correspondants, sans avoir à vous soucier du système de messagerie qu’il utilise. Lifen gère les flux Apicrypt, MSSanté, et même le postal. Une solution pratique pour gagner plus de 3h chaque semaine sur la gestion de son cabinet médical, et ainsi dédier plus de temps à la satisfaction de sa patientèle.