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Comment améliorer l’identitovigilance tout en déchargeant le personnel hospitalier ?
Des outils informatiques permettent de fiabiliser les dossiers patients tout en réduisant la charge de travail du personnel hospitalier.
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Socle de la prise en charge hospitalière, l’identitovigilance repose encore largement sur le personnel hospitalier. S’ils sont les garants de l’identitovigilance et qu’ils doivent le rester, certains outils informatiques peuvent être mis en place pour réduire leur charge de travail et leur charge mentale sur cette mission clé.

Qu’est-ce que l’identitovigilance ?

Il s’agit de toutes les mesures qui sont mises en place par un établissement de santé pour s’assurer de l’identité du patient tout au long de son parcours de soins. Plus globalement, l’enjeu est de récupérer les bonnes informations médicales et de prodiguer les bons soins à la bonne personne. Cela se traduit notamment par l’association du patient à une identité numérique dans le système d’information de l’établissement et en un contrôle de l’identité de ce patient à chaque acte ou interaction médicale pour s’assurer de la concordance entre le patient et son identité numérique.

L’identitovigilance permet en particulier de s’assurer que les documents médicaux qui sont intégrés dans le DPI sont intégrés dans les bons dossiers patients. Pour cela, le personnel hospitalier peut s’appuyer sur les traits stricts (invariables dans le temps) d’identité des patients :

  • Nom de naissance
  • Prénom(s) de naissance
  • Date de naissance
  • Sexe
  • Lieu de naissance (code INSEE de la commune de naissance pour les personnes nées en France ou du pays de naissance pour les autres)

Ces informations, présentes pour tout ou partie dans les documents médicaux, permettent ainsi au personnel hospitalier de comparer l’identité du patient avec celle présente dans la GAM (Gestion Administrative du Malade) ou dans le DPI (Dossier Patient Informatisé) pour s’assurer de l’intégration du document dans son dossier, c’est-à-dire celui qui est lié à son identité numérique.

A ces traits stricts d’identité s’ajoute, depuis 2021, le matricule INS (Identité Nationale de Santé) qui consiste en un numéro d’identification unique à chaque individu pour une identification plus fiable encore de l’identité du patient.

Quels enjeux ?

L’identitovigilance revêt avant tout un enjeu de santé publique : toute mauvaise identification de patient peut avoir des conséquences plus ou moins graves selon les actes médicaux prodigués au patient.

Le cas de figure d’un document intégré dans un mauvais dossier patient est évidemment le cas le plus éloquent mais d’autres cas, qui peuvent paraitre plus anodins, tels que les doublons de dossiers patients (un même patient qui possède plusieurs dossiers patients informatisés à son nom dans un même établissement) peuvent aussi être préjudiciables : dans ce cas de figure, un professionnel de santé peut par exemple passer à côté d’une allergie à un produit et le prescrire au patient malgré le fait que cette allergie était belle et bien mentionnée dans l’un des dossiers patients.

Un cas réel de mauvaise identification du patient

Il y a quelques années, dans un service de gynécologie obstétrique, deux patientes ayant des noms de naissance voisins sont prises en charge simultanément : l’une pour un retrait de stérilet et l’autre pour un suivi classique de sa grossesse de 5 mois.

  • Il y alors une inversion des deux dossiers par le secrétariat médical : le document externe notifiant le retrait du stérilet est intégré dans le mauvais dossier.
  • L’interne ne vérifie pas secondairement que l’identité de la patiente qu’il a en face de lui correspond bien à celle indiquée dans le dossier qu’il a sous les yeux.
  • En tentant de retirer un stérilet (inexistant) sur la femme enceinte, l’interne perce la poche des eaux, ce qui conduit à une interruption de grossesse.
  • La patiente porte plainte et l’établissement est condamné puisque l’identification primaire n’a pas été vérifiée correctement et l’identification secondaire n’a pas été effectuée par l’interne.

Une charge de travail et une charge mentale pour le secrétariat médical

Une bonne identification primaire, souvent réalisée par le secrétariat médical, est donc essentielle à la bonne identification des patients. Si l’INS qualifiée apparaît comme le graal de l’identitovigilance, dans les faits, une part importante des documents intégrés dans les DPI n’ont pas de matricule INS mais seulement un certain nombre de traits stricts. Ainsi, le secrétariat médical doit régulièrement s’appuyer sur le nom, prénom et la date de naissance du patient lorsqu’il s’agit d’intégrer des documents produits à l’extérieur de l’hôpital.

Cette extraction visuelle et resaisie manuelle dans le dossier patient d’informations issues des documents médicaux est d’une part chronophage et d’autre part, sujette aux erreurs (fautes de frappe, oublis, voire rangement du document dans le mauvais dossier patient). Tout cela représente non seulement une charge de travail conséquente pour le secrétariat médical mais aussi une charge mentale puisqu’il est en première ligne lorsqu’il est question d’assurer l’identitovigilance.

L’intelligence artificielle au service de l’identitovigilance

Pour répondre à cet enjeu, Lifen Intégration, le logiciel d’intégration des documents au DPI de Lifen s’appuie sur un algorithme d’intelligence artificielle pour extraire automatiquement les traits d’identité communément présents dans les documents médicaux (nom, prénom et date de naissance du patient) avant de les comparer avec les identités présentes dans la GAM de l’établissement pour proposer la bonne conciliation d’identité et le rangement du document dans le bon dossier patient. Et s'il y a deux homonymes, nés le même jour, le document ne pourra pas être intégré au DPI en l'état : l'utilisateur devra rajouter manuellement des informations (par exemple le n° IPP) en plus de celles déjà extraites afin d'associer le document au bon dossier patient.

Conciliation identité GAM

Le secrétariat médical garde la main et peut décider de valider ou non l’intégration du document dans le dossier patient. Il dispose ainsi d’une aide précieuse lui permettant de diviser par trois le temps de traitement des documents médicaux et d’alléger sa charge mentale puisqu’il est ainsi exempt des erreurs de saisie et n’a pas besoin de retrouver, par lui-même, l’identité correspondante dans la GAM, lorsqu'elle existe.

Malgré tout, l’identitovigilance ne se résume pas à cette identification primaire. L’identification secondaire, communément réalisée par le professionnel de santé est toute aussi importante. Cependant, les mauvaises identifications de patients se caractérisant généralement par une accumulation d’erreurs d’identification (primaire et secondaire), cette garantie supplémentaire sur l’identification primaire permet une nette amélioration de l’identitovigilance au sein des établissements de santé.

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Pr Fabrice Barlesi,
Directeur Général de Gustave Roussy
Lifen
106 Boulevard Haussman
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