INNOVATION & SIH
Démarche zéro papier à l'hôpital : Comment l'appliquer aux courriers postaux entrants ?
Les politiques zéro papier des hôpitaux se heurtent encore aux flux de courriers postaux entrants sur lesquels ils n'ont pas la main.
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La démarche zéro papier, qui consiste à mettre un terme à l'usage du papier, est déjà en place dans de nombreux hôpitaux : tout doit désormais être dématérialisé. Cependant, dans les faits, le papier est encore bien souvent présent : les établissements de santé n'ont en effet pas la main sur les documents externes, qui sont parfois transmis à la structure de soin par courrier postal. Pour les établissements, il y a donc un enjeu de numérisation des documents papiers entrants, process qui s'avère chronophage et sujet aux erreurs.

Pourquoi mettre en place une démarche zéro papier ?

Au-delà des enjeux écologiques qui sont souvent évoqués lorsqu'il est question de mettre en place une démarche zéro papier, cette démarche revêt en premier lieu un enjeu de facilitation d'accès à l'information médicale qui permet de faciliter le quotidien des professionnels de santé. En limitant les sources d'informations aux seuls documents numériques et numérisés, rangés dans le DPI de l'établissement, les soignants gagnent de précieuses minutes dans leurs journées de travail et sont aussi plus sereins quant à l'exhaustivité des informations médicales dont ils disposent.

Il y a également un enjeu économique derrière cette démarche : outre le gain de temps pour les professionnels de santé, qui se traduit en économies pour les établissements dès lors qu'on cumule le temps gagné par le personnel médical, il y a également des économies en matière de stockage sur le long terme des documents médicaux. Les établissements sont en effet tenus de conserver les dossiers médicaux pendant un minimum de 20 ans à compter des derniers soins prodigués à un patient. Si le stockage des documents numériques a un co√ªt, celui-ci est bien moins élevé qu'un stockage physique de documents papiers. Ainsi, dès lors qu'un document numérisé conserve sa force probante, l'établissement peut détruire la version papier et générer des économies sur le long terme.

Numérisation des documents papiers : Deux contraintes majeures

La numérisation des documents papiers, notamment des courriers postaux entrants, génère cependant une perte de temps, en particulier pour les secrétaires médicales ou archivistes qui doivent chaque jour scanner puis ranger dans le DPI les dizaines de documents ainsi numérisés. Plus que l'étape de scan, c'est la saisie manuelle des informations issus de ces documents pour l'alimentation du DPI qui s'avère être l'étape la plus chronophage.

En plus d'être chronophage, cette étape est également sujette aux erreurs. Dès lors qu'une personne en charge de l'intégration au DPI des documents médicaux papiers est amenée à remplir manuellement des centaines de champs chaque jour et à sélectionner individuellement chaque dossier patients sur la base des informations présentes dans les documents scannés, un certain nombre d'erreurs humaines risquent de s'immiscer dans les dossiers patients : il peut s'agir d'erreurs de saisies, d'oublis, voire dans certains cas de rangement d'un document dans un mauvais dossier patient, ce qui pose un risque majeur en terme d'identitovigilance.

La mise en place d'une démarche zéro papier ne devant pas se faire au détriment de la qualité des dossiers patients, il est donc nécessaire d'automatiser ce qui peut l'être en matière de flux de documents et de remplissage des champs, pour d'une part, faire gagner du temps aux personnes en charge de l'intégration au DPI des documents papiers scannés et d'autre part, pour fiabiliser les informations reportées dans le DPI.

Fiabiliser l'intégration au DPI des documents numérisés

Pour répondre à ces deux contraintes, Lifen Intégration, le logiciel d'alimentation intelligente du DPI, permet en premier lieu d'importer automatiquement des documents papiers scannés dans une interface partagée à l'échelle d'une équipe. Ces documents sont ensuite analysés par un algorithme d'intelligence artificielle afin d'extraire un certain nombre d'informations pour enfin les reporter automatiquement dans le DPI, tout en laissant la possibilité aux utilisateurs de valider ou d'éditer les informations extraites avant intégration.

L'identité du patient ainsi extraite par l'IA est par ailleurs comparée avec les identités présentes dans la GAM (Gestion Administrative du Malade) avant toute intégration du document dans le DPI afin de garantir que le document sera intégré dans le bon dossier patient. Lifen Intégration permet ainsi d'accompagner la démarche zéro papier des établissements de santé en faisant en sorte que sa mise en place sur l'ensemble des documents papiers entrants ne soit pas source de contraintes opérationnelles et de dégradation de la qualité globale des dossiers patients.

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Pr Fabrice Barlesi,
Directeur Général de Gustave Roussy
Lifen
106 Boulevard Haussman
75008 Paris, France
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